حسابداری سالن زیبایی و آرایشگاه: چه چیزی را، کِی و چطور ثبت کنیم

پنج تکهٔ حسابداری یک سالن

فروش سالن، سود سالن نیست

اشتباه رایج این است که جمع فاکتورها را درآمد سالن بدانیم. از هر فاکتور چند چیز کم می‌شود که مال سالن نیست یا هزینهٔ همان فروش است.

دسته‌بندی درآمد

• خدمات: درآمد اصلی؛ به تفکیک لاین (مو، ناخن، پوست، عروس) تا بدانید کدام لاین سود می‌دهد.
• فروش محصول: شامپو، ماسک و لوازم. معمولاً کمیسیون خدمات به آن تعلق نمی‌گیرد؛ جدا ثبت کنید.
• کارت هدیه و شارژ کیف پول مشتری: پول آمده ولی خدمتی داده نشده؛ این بدهی سالن به مشتری است نه درآمد، تا وقتی خرج شود (کارت هدیه و کیف پول).
• بیعانه: پیش‌پرداخت نوبتی که هنوز انجام نشده؛ همان قاعدهٔ کارت هدیه (بیعانهٔ نوبت).
• درآمد غیرعملیاتی: اجارهٔ صندلی به متخصص آزاد، فروش وسایل کهنه؛ جدا از فروش خدمات.

دسته‌بندی هزینه

تفکیک ثابت و متغیر برای یک تصمیم مهم لازم است: نقطهٔ سربه‌سر. هزینهٔ ثابت را بر درصد سهم سالن از فروش تقسیم کنید تا بدانید حداقل چقدر باید بفروشید که ضرر نکنید. روش کامل در چک‌لیست افتتاح سالن.

صندوق روزانه: مهم‌ترین عادت حسابداری

1. هر روش پرداخت یک صندوق جدا: نقد، هر کارت‌خوان، هر حساب کارت‌به‌کارت و هر سرویس اقساطی. «کارت» تنها کافی نیست وقتی دو کارت‌خوان از دو بانک دارید.
2. هر پرداخت همان لحظه ثبت شود، نه آخر شب از روی حافظه.
3. آخر شب نقد را بشمارید و با عددی که سیستم انتظار دارد مقایسه کنید.
4. اختلاف را همان شب ثبت کنید با توضیح؛ حتی اگر ۲۰ هزار تومان است.
5. برداشت مدیر از صندوق را هم سند بزنید؛ برداشت بی‌سند همان اختلافی است که هیچ‌وقت پیدا نمی‌شود.

سهم پرسنل: جایی که بیشترین خطا رخ می‌دهد

کمیسیون، مساعده، جریمه و انعام همه در یک فیش جمع می‌شوند و هر کدام قاعدهٔ خودش را دارد. کمیسیون از فاکتور حساب می‌شود؛ مساعده بدهی متخصص به سالن است که از فیش کم می‌شود؛ انعام مال متخصص است ولی هزینهٔ حقوق سالن نیست. اگر همهٔ این‌ها در یک ستون اکسل جمع شود، آخر ماه هیچ‌کس نمی‌تواند عدد را بازسازی کند. جزئیات در درصد پرسنل آرایشگاه و مساعده و جریمهٔ پرسنل.

سود و زیان ماهانه

پایان هر ماه یک جدول ساده بسازید: فروش خدمات و محصول، منهای کمیسیون و مواد و کارمزد، منهای هزینه‌های ثابت. عدد آخر سود عملیاتی ماه است. بعد آن را با ماه قبل و همان ماه پارسال مقایسه کنید. روال کامل بستن ماه در بستن حساب ماهانه.

حسابداری سالن با اکسل: کِی کافی است؟

مشکل اکسل فرمول نیست؛ ورود دوباره است. وقتی فاکتور در یک جا ثبت می‌شود و حسابداری در اکسل، هر عدد دو بار تایپ می‌شود و هر بار احتمال خطا دارد. نرم‌افزار حسابداری سالن یعنی فاکتور سرِ صندوق خودش سند حسابداری، کمیسیون و موجودی صندوق را بسازد.

هفت اشتباه رایج در حسابداری سالن

1. فروش را سود دانستن و تصمیم گرفتن بر اساس آن.
2. یک صندوق برای همهٔ روش‌های پرداخت؛ آخر ماه معلوم نیست کدام کارت‌خوان چقدر کم است.
3. بیعانه و کارت هدیه را درآمد ثبت کردن پیش از انجام خدمت.
4. برداشت شخصی بی‌سند از صندوق.
5. ثبت آخر شب از روی حافظه به‌جای ثبت همان لحظه.
6. کارمزد اقساطی را فراموش کردن؛ ۸ تا ۱۲ درصد فروش بی‌صدا می‌رود.
7. بستن نکردن صندوق و انباشتن روزهای حساب‌نشده.

حسابداری سالن در بیوتی‌نکس

در بیوتی‌نکس هر روش پرداخت یک صندوق جداست (نقد، هر کارت‌خوان، هر حساب کارت‌به‌کارت، هر سرویس اقساطی) و هر فاکتور سرِ صندوق خودش سند صندوق، کمیسیون متخصص و کارمزد اقساطی را می‌سازد؛ چیزی دو بار تایپ نمی‌شود. در سود و زیان، بیعانه و شارژ کیف پول مشتری تا وقتی خرج نشده‌اند پیش‌دریافت‌اند نه درآمد؛ و بیعانه‌ای که به‌خاطر لغو مشتری ضبط شد، همان روز جریمهٔ لغو حساب می‌شود. صندوق را هر شب با شمارش می‌بندید و اختلاف ثبت می‌شود؛ اگر فراموش شود، سیستم نیمه‌شب صندوق روز را خودکار می‌بندد، ولی بدون شمارش؛ پس شمارش را پیش از پایان روز انجام دهید. صورت سود و زیان ماهانه، تنخواه به‌عنوان یک حساب مستقل و خروجی اکسل هم دارید. جزئیات در نرم‌افزار حسابداری سالن زیبایی.